اتوماسیون فروشگاه و حسابداری

اتصال ووکامرس به نرم‌افزار هلو و همگام‌سازی خودکار اطلاعات

موجودی، قیمت، سفارش‌ها و فاکتورهای فروشگاه ووکامرسی خود را با نرم‌افزار حسابداری هلو هماهنگ کنید و وابستگی به ورود دستی اطلاعات، دوباره‌کاری و خطاهای انسانی را کاهش دهید.

همگام‌سازی موجودیانتقال سفارش و فاکتورهماهنگی قیمت‌هااتصال از طریق API
ارتباط خودکار کانال‌های فروش
هلو
نرم‌افزار حسابداری هلومرجع موجودی و اطلاعات کالا
متصل
WC
فروشگاه ووکامرسسفارش، قیمت و موجودی آنلاین
همگام
API
وب‌سرویس اختصاصیانتقال و پردازش امن اطلاعات
فعال
LOG
ثبت رویداد و خطاامکان بررسی وضعیت تبادل اطلاعات
کنترل
ارتباط خودکارکاهش ورود دستی اطلاعات
توسعه اختصاصیمطابق فرایند کسب‌وکار
چند کانال فروشسایت و مارکت‌پلیس‌ها
گزارش و لاگامکان پیگیری عملیات
مسئله‌ای که حل می‌کنیم

چرا اتصال ووکامرس به هلو اهمیت دارد؟

وقتی فروش حضوری، حسابداری و فروشگاه اینترنتی جدا از هم مدیریت شوند، موجودی و قیمت‌ها به‌سرعت ناهماهنگ می‌شوند. اتصال اصولی این سیستم‌ها، داده‌های تکراری و عملیات دستی را به یک جریان قابل‌کنترل تبدیل می‌کند.

کاهش احتمال فروش کالای ناموجود
کاهش خطا در ورود فاکتور و اطلاعات مشتری
به‌روزرسانی سریع‌تر موجودی و قیمت سایت
امکان توسعه متناسب با ساختار انبار و فروش
موجودی متفاوت

تعداد کالا در هلو، سایت و کانال‌های فروش یکسان نیست.

ثبت دستی سفارش

اطلاعات سفارش‌ها دوباره در سیستم حسابداری وارد می‌شوند.

خطای انسانی

اشتباه در کد کالا، تعداد، قیمت یا اطلاعات فاکتور رخ می‌دهد.

نبود گزارش فنی

در زمان قطع ارتباط، علت خطا و وضعیت داده مشخص نیست.

قابلیت‌های اصلی

در اتصال هلو به ووکامرس چه اطلاعاتی قابل همگام‌سازی است؟

محدوده دقیق اتصال پس از بررسی نسخه هلو، وب‌سرویس در دسترس، ساختار کالاها و فرایند فروش تعیین می‌شود.

انبار

همگام‌سازی موجودی

دریافت موجودی کالا از هلو و به‌روزرسانی تعداد قابل فروش در ووکامرس به‌صورت زمان‌بندی‌شده یا رویدادمحور.

قابل سفارشی‌سازی
قیمت

به‌روزرسانی قیمت

انتقال قیمت از هلو به سایت با امکان تعریف منطق جداگانه برای قیمت مصرف‌کننده، همکار یا فروش ویژه.

براساس سیاست قیمت‌گذاری
سفارش

انتقال سفارش‌ها

ارسال اطلاعات سفارش ووکامرس، اقلام، تعداد، تخفیف، هزینه ارسال و اطلاعات مشتری به سرویس حسابداری.

وابسته به API هلو
فاکتور

ثبت فاکتور فروش

ایجاد فاکتور یا حواله پس از رسیدن سفارش به وضعیت تعیین‌شده و ثبت نتیجه عملیات در سفارش ووکامرس.

قابل تعریف بر اساس وضعیت سفارش
کالا

تطبیق کد کالا

ارتباط SKU ووکامرس با کد کالای هلو و مدیریت محصولاتی که شناسه متفاوت یا ویژگی‌های متغیر دارند.

Mapping اختصاصی
لاگ

ثبت لاگ و خطا

ذخیره درخواست‌ها، پاسخ‌ها و خطاهای ارتباطی برای عیب‌یابی و جلوگیری از گم‌شدن عملیات ناموفق.

پایش‌پذیر
قابلیت‌های قابل توسعه

راهکار اتصال می‌تواند تا کجا توسعه پیدا کند؟

موارد زیر قابلیت‌های توسعه‌ای هستند و براساس نیاز، زیرساخت، نسخه نرم‌افزار هلو و API سرویس‌های مقصد طراحی و قیمت‌گذاری می‌شوند.

!
این بخش فهرست امکانات قابل پیاده‌سازی است، نه یک بسته ثابت برای همه پروژه‌ها.

پیش از اجرا، دسترسی‌های وب‌سرویس و گردش کار واقعی فروشگاه بررسی می‌شود تا محدوده پروژه دقیق و قابل تحویل باشد.

↔

همگام‌سازی دوطرفه

انتقال تغییرات میان هلو و ووکامرس در هر دو جهت، با تعیین مرجع نهایی برای هر نوع داده.

چند

مدیریت چند انبار

تقسیم یا تجمیع موجودی انبارها و تعیین اینکه موجودی کدام انبار در سایت نمایش داده شود.

رزرو

موجودی رزروشده

کسر تعداد رزروی و سفارش‌های در انتظار پرداخت پیش از محاسبه موجودی قابل فروش.

بازگشت

لغو و مرجوعی سفارش

تعریف فرایند بازگرداندن موجودی یا ثبت سند مرتبط هنگام لغو و مرجوع‌شدن سفارش.

متغیر

محصولات متغیر

تطبیق رنگ، سایز و سایر ویژگی‌های ووکامرس با کدهای مستقل کالا در نرم‌افزار هلو.

B2B

قیمت همکار و عمده

انتخاب لیست قیمت مناسب براساس نقش کاربر، نوع مشتری یا شرایط فروش سازمانی.

BS

اتصال به باسلام

هماهنگ‌سازی موجودی کانال باسلام با موجودی مرکزی و سایر کانال‌های فروش.

BOT

ربات مدیریتی

استعلام کالا، اجرای همگام‌سازی، دریافت هشدار و کنترل عملیات از طریق ربات تلگرام یا بازوی بله.

هشدار

اعلان خطا و ناموجودی

ارسال پیام هنگام قطع وب‌سرویس، شکست عملیات، کاهش موجودی یا ناموجودشدن کالا.

تلاش

صف پردازش و تلاش مجدد

نگهداری عملیات ناموفق و اجرای دوباره آن‌ها پس از برقراری اتصال، بدون حذف اطلاعات سفارش.

گزارش

داشبورد مدیریتی

نمایش وضعیت اتصال، آخرین همگام‌سازی، عملیات موفق و ناموفق و کالاهای نیازمند بررسی.

معماری ارتباط

اطلاعات چگونه میان هلو و فروشگاه منتقل می‌شود؟

یک لایه واسط، داده‌ها را دریافت، اعتبارسنجی، تبدیل و ثبت می‌کند تا ساختار متفاوت سیستم‌ها به یکدیگر وابسته نشود.

هلو
نرم‌افزار حسابداریکالا، موجودی، قیمت و فاکتور
←
API
لایه ارتباطی امنتبدیل، صف، لاگ و کنترل خطا
←
WC
فروشگاه ووکامرسمحصول، مشتری و سفارش آنلاین
راهنمای فنی اتصال

وب‌سرویس هلو و API ووکامرس چگونه به هم متصل می‌شوند؟

روش دسترسی به وب‌سرویس هلو به نسخه نرم‌افزار و مجوزهای همان مجموعه وابسته است؛ قبل از توسعه باید مستندات و امکانات فعال بررسی شوند.

۱

بررسی دسترسی Web Service هلو

نسخه هلو، دسترسی شبکه، ماژول‌های فعال و امکان خواندن کالا، موجودی و قیمت باید با اطلاعات واقعی مشتری آزمایش شوند.

۲

تطبیق SKU با کد کالا

شناسه هر محصول ساده یا تنوع ووکامرس با کد هلو نگاشت می‌شود؛ موارد تکراری یا بدون تطبیق قبل از همگام‌سازی گزارش می‌شوند.

۳

همگام‌سازی یک‌طرفه یا دوطرفه

مرجع نهایی قیمت، موجودی و سفارش باید جداگانه تعیین شود. اتصال دوطرفه نیازمند قواعد روشن برای اختلاف داده‌ها و زمان آخرین تغییر است.

۴

انتقال سفارش و مشتری

در صورت پشتیبانی وب‌سرویس هلو، اطلاعات سفارش و مشتری مطابق وضعیت توافق‌شده منتقل می‌شوند؛ فعال بودن این قابلیت برای همه نسخه‌ها قابل فرض نیست.

۵

صف، تلاش مجدد و جلوگیری از تکرار

برای هر عملیات شناسه یکتا و وضعیت ثبت می‌شود. پس از قطعی یا Timeout باید نتیجه قبلی بررسی شود تا سفارش یا فاکتور دوبار ثبت نشود.

۶

امنیت و سازگاری HPOS

کلیدهای ارتباطی محرمانه نگهداری می‌شوند و عملیات سفارش با APIهای ووکامرس انجام می‌شود؛ دست‌کاری مستقیم جدول‌های سفارش با HPOS سازگار نیست.

در نمونه پروژه واقعی تقسیم موجودی هلو و ووکامرس، موجودی هلو با در نظر گرفتن رزرو کالا میان چند کانال فروش توزیع شده است. این نمونه به معنای فعال بودن قابلیت ثبت فاکتور در تمام نسخه‌های هلو نیست.

منابع رسمی توسعه ووکامرس: مستندات Webhook و راهنمای HPOS.

نمونه‌کار واقعی

ربات تقسیم موجودی ووکامرس، هلو و کانال‌های فروش

در یک پروژه اجراشده، سامانه‌ای برای دریافت موجودی از هلو، کسر تعداد رزروی و تقسیم موجودی میان ووکامرس، دیجی‌کالا و باسلام توسعه داده شد. ربات مدیریتی نیز امکان جست‌وجوی کالا، اجرای عملیات گروهی و دریافت هشدار را فراهم می‌کند.

مشاهده جزئیات نمونه‌کار
تقسیم تکی و گروهی موجودی
مشاهده موجودی محصول در هلو
آلارم ناموجودشدن کالا
ویرایش گروهی با فایل Excel
جست‌وجوی محصولات
اتصال به ربات تلگرام یا بله
مشاهده نرخ فروش
اصلاح اطلاعات محصولات
مراحل اجرای پروژه

فرایند پیاده‌سازی اتصال ووکامرس به هلو

تحلیل فرایند

نسخه هلو، وب‌سرویس، ساختار کالا، انبارها، قیمت‌ها و گردش سفارش بررسی می‌شود.

تعریف محدوده

داده‌های قابل تبادل، جهت همگام‌سازی، زمان‌بندی و رفتار خطاها مشخص می‌شود.

توسعه و تست

لایه اتصال پیاده‌سازی و با کالاها و سفارش‌های آزمایشی کنترل می‌شود.

راه‌اندازی و پایش

اتصال روی محیط اصلی فعال و وضعیت عملیات و لاگ‌ها در شروع کار بررسی می‌شود.

انتخاب روش مناسب

افزونه آماده یا توسعه اختصاصی؟

اگر هنوز بین استفاده از یک راهکار آماده و توسعه اختصاصی مردد هستید، ابتدا راهنمای مقایسه را ببینید و سپس براساس ساختار فروشگاه، نسخه هلو و کانال‌های فروش تصمیم بگیرید.

نیاز فروشگاه
افزونه آماده
راهکار اختصاصی
فرایند استاندارد و یک انبار
ممکن است کافی باشد
قابل اجرا
چند انبار یا چند کانال فروش
نیازمند بررسی
پیشنهاد می‌شود
منطق اختصاصی تقسیم موجودی
معمولاً محدود
قابل طراحی
قیمت‌های همکار و نقش‌های مختلف
وابسته به افزونه
قابل سفارشی‌سازی
اتصال دیجی‌کالا، باسلام و ربات
معمولاً پوشش نمی‌دهد
قابل توسعه
سؤالات متداول

سؤالات متداول اتصال ووکامرس به هلو

آیا سفارش ووکامرس به هلو منتقل می‌شود؟

در صورت وجود مجوز و عملیات مناسب در وب‌سرویس نسخه هلو، می‌توان انتقال سفارش و اطلاعات مشتری را پیاده‌سازی کرد. کنترل شناسه یکتا مانع ثبت تکراری سند می‌شود.

برای اتصال هلو به ووکامرس، وب‌سرویس لازم است؟

اتصال خودکار پایدار نیازمند یک روش ارتباطی پشتیبانی‌شده مانند وب‌سرویس رسمی است. تبادل دوره‌ای فایل در بعضی شرایط ممکن است، اما معادل اتصال API نیست.

آیا اتصال برای تمام نسخه‌های هلو یکسان است؟

خیر. امکانات قابل اجرا به نسخه نرم‌افزار، ماژول وب‌سرویس و دسترسی‌هایی که هلو ارائه می‌کند وابسته است و باید پیش از برآورد بررسی شود.

آیا همگام‌سازی موجودی می‌تواند دوطرفه باشد؟

در صورت فراهم‌بودن API و تعریف مرجع نهایی داده، می‌توان ارتباط دوطرفه طراحی کرد. در بسیاری از پروژه‌ها بهتر است هلو مرجع موجودی و ووکامرس مرجع سفارش باشد.

محصولات هلو و ووکامرس چگونه به هم متصل می‌شوند؟

معمولاً SKU ووکامرس به کد کالای هلو متصل می‌شود. برای کالاهای متغیر یا کدهای متفاوت، جدول تطبیق اختصاصی در نظر گرفته می‌شود.

اگر اینترنت یا وب‌سرویس قطع شود چه اتفاقی می‌افتد؟

می‌توان صف پردازش، ثبت خطا و تلاش مجدد طراحی کرد تا عملیات ناموفق پس از برقراری ارتباط دوباره اجرا شود.

آیا امکان اتصال هم‌زمان به دیجی‌کالا و باسلام وجود دارد؟

در صورت دسترسی به API و مجوزهای لازم، می‌توان موجودی مرکزی را میان ووکامرس و سایر کانال‌های فروش توزیع و هماهنگ کرد.

آیا قیمت سایت باید دقیقاً با هلو یکسان باشد؟

خیر. می‌توان هلو را مرجع قیمت قرار داد یا قواعد تبدیل، درصد افزایش و قیمت‌های مختلف برای مشتری عادی و همکار تعریف کرد.

هزینه اجرای اتصال چقدر است؟

هزینه به نسخه هلو، تعداد انبارها، جهت تبادل داده، تعداد کانال‌های فروش و امکاناتی مانند ربات، گزارش و صف پردازش بستگی دارد و پس از تحلیل اعلام می‌شود.

برای اتصال فروشگاه به هلو آماده‌اید؟

برای بررسی اولیه، آدرس فروشگاه، نسخه هلو، وضعیت وب‌سرویس، تعداد تقریبی کالاها و انبارها و مشکل فعلی را در شرح نیاز بنویسید. اگر از وضعیت وب‌سرویس مطمئن نیستید، همان را ذکر کنید. پس از بررسی امکان اتصال، محدوده تحویل، زمان، هزینه و شرایط پشتیبانی پیش از شروع کار مشخص می‌شود.